OSR Médecine du Sommeil - Confidentialité

Déclaration de confidentialité de OSR Medécine du Sommeil
Dernière mise à jour : mars 2024

Cette déclaration de confidentialité explique les pratiques d’information adoptées par OSR Médicine du sommeil (« OSR ») (« nous »), une entreprise de Linde, pour protéger les renseignements personnels que nous collectons, utilisons, divulguons et stockons dans le cadre de nos activités, ainsi que vos droits et vos choix en ce qui concerne ces renseignements personnels. Les termes « vous/vos/votre » désignent la personne dont les renseignements personnels sont collectés par ou pour OSR. OSR Médicine du sommeil se spécialise dans la détection, le diagnostic et la gestion du diagnostic des troubles du sommeil et, ce faisant, nous recueillons des renseignements personnels auprès de vous ou à votre sujet, comme décrit dans la présente déclaration de confidentialité.

Cette déclaration s’applique aux renseignements personnels que OSR recueille ou reçoit au sujet de tout individu, quelle qu’en soit la source, par le biais du site Web de OSR Médicine du sommeil et d’autres plateformes en ligne (les « Sites »), lorsque vous participez à une analyse du sommeil, visitez notre laboratoire du sommeil, achetez un produit ou un service ou interagissez d’une autre manière avec nous.

1. Renseignements personnels vous concernant que nous recueillons

Les types de renseignements personnels et de renseignements personnels de santé (ci-après dénommées collectivement « renseignements personnels ») vous concernant que nous recueillons dépendent de vos interactions avec nous et sont décrits plus en détail ci-dessous.

LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE VOUS NOUS FOURNISSEZ DIRECTEMENT

Nous recueillons des renseignements personnels auprès de vous lorsque nous vous fournissons des services, y compris des tests de diagnostic, lorsque vous utilisez nos services ou achetez un produit, lorsque vous nous envoyez un message par l’intermédiaire de notre site web, et lorsque vous interagissez avec nous d’une autre manière, comme décrit dans le présent document.

Coordonnées : vos adresse, numéro de téléphone et adresse courriel sont collectées au cours du processus de création de compte, pour vous identifier dans notre système, pour communiquer avec vous au sujet de vos rendez-vous, pour vous fournir des services, à des fins de facturation et pour vous contacter en cas de rappel de produits ou pour vous fournir d’autres notifications de sécurité ou des informations concernant l’équipement, les fournitures et les accessoires que vous avez achetés chez nous. Nous pouvons également recueillir vos coordonnées lorsque vous demandez des informations complémentaires sur des produits ou des services et que vous interagissez avec notre équipe du Service à la clientèle, soit en personne, soit par l’intermédiaire de notre site web.

Renseignements financiers/de paiement du client, tels que les renseignements relatifs à la carte de crédit et/ou les renseignements bancaires pour vous facturer les produits et services que nous fournissons et traiter les paiements, ainsi que les renseignements relatifs au fournisseur d’assurance pour confirmer les détails nécessaires à la couverture du remboursement.

Renseignements relatifs à l’achat, à l’utilisation ou à la location de produits et de services, tels que les produits et services demandés et fournis, les détails de la commande, les renseignements relatifs à la facturation, à l’expédition et à la livraison, ainsi que les renseignements relatifs au retour ou à l’échange de produits ou de services.

Enregistrements audio et vidéo – Si vous fournissez vos renseignements personnels par téléphone, l’appel peut être enregistré ou contrôlé à des fins de formation et d’amélioration de la qualité. Nous pouvons recueillir des images de surveillance vidéo dans certains lieux, tels que nos magasins de détail, pour assurer la sécurité des personnes. Dans certains cas, ces séquences peuvent contenir des images d’employés, de clients et de visiteurs qui permettent de les identifier.

Renseignements d’ordre démographique et caractéristiques personnelles tels que le nom, l’âge, le sexe, la taille, le poids et d’autres informations pertinentes sur le mode de vie, dans la mesure où ils sont nécessaires à la fourniture des services.

Renseignements personnels sur la santé – Si vous achetez, louez ou essayez un équipement, ou si vous faites l’objet d’une étude du sommeil, nous recueillons des renseignements personnelles sur votre santé afin de commencer un service, de planifier les soins, de soutenir la fourniture de soins de santé, et de gérer la relation de soins avec vous.

Pour accéder à nos services, nous avons besoin d’un formulaire de demande dûment rempli ou d’une ordonnance signée par votre médecin de famille, votre dentiste ou un autre spécialiste médical. Comme indiqué sur le formulaire de demande ou l’ordonnance, ou au moment de votre rendez-vous, nous collecterons les renseignements suivants :
•   Nom
•   Date de naissance
•   Données cliniques (fréquence cardiaque et autres signes vitaux)
•   Symptômes
•   Diagnostics
•   Informations sur le mode de vie
•   Résultats des tests de diagnostic
•   Nom de votre (vos) prestataire(s) de soins de santé)
•   Ordonnance de thérapie
•   Nom de votre (vos) mandataire(s) spécial(aux)
•   Renseignements personnels et renseignements personnels sur la santé connexes.

Lorsque vous participez à des tests en laboratoire du sommeil, nous recueillons divers renseignements cliniques et diagnostiques, notamment des renseignements sur votre sommeil et vos habitudes de sommeil, ainsi que sur les événements physiologiques survenant pendant le sommeil (tels que l’agitation ou le somnambulisme), afin de diagnostiquer une pathologie et/ou de recommander le traitement approprié. Avec votre consentement préalable à l’enregistrement vidéo, un professionnel de la santé vous surveillera depuis une salle de contrôle. Une caméra vous enregistrera pendant l’examen pour assurer votre sécurité et aider le médecin à interpréter les résultats de l’examen complet du sommeil. Les enregistrements vidéo ne seront pas conservés sans votre consentement écrit.

Les renseignements susmentionnés seront stockés et conservés en toute sécurité dans un dossier médical électronique (DME) qui constitue un enregistrement permanent de vos soins. En fonction des produits et services achetés, loués ou testés, des ajouts et des mises à jour de vos renseignements personnels et de vos renseignements personnels de santé peuvent être obtenus auprès de vous et documentés par nos cliniciens.

Si vous participez à une thérapie du sommeil (CPAP/BiLevel PAP), outre les renseignements personnels sur votre santé collectés directement, les renseignements de suivi de l’observance et de surveillance de votre appareil PAP (pour s’assurer que la thérapie est efficace, que votre appareil fonctionne correctement et pour fournir des conseils/ajustements si nécessaire) peuvent être téléchargés vers un système informatique associé à intervalles réguliers (quotidiens, hebdomadaires, etc.) où ils peuvent être consultés par le personnel de Medigas qui utilise ces informations pour vous fournir des soins. Notez qu’il n’est pas nécessaire d’autoriser votre appareil PAP à effectuer des téléchargements automatiques. Votre appareil fonctionnera normalement et conformément à votre prescription de traitement PAP; les téléchargements automatiques ou manuels des données d’observance ne sont pas nécessaires pour recevoir des soins et des services. Vous pouvez également choisir de télécharger ces informations dans l’application concernée, sous réserve d’un accord entre vous et le fabricant.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS AUPRÈS D’AUTRES SOURCES

Pour vous fournir des services, nous pouvons collecter des renseignements personnels, y compris des renseignements personnels sur la santé, auprès d’autres sources, avec votre consentement préalable ou dans les limites autorisées par la loi. Il s’agit notamment de la collecte de renseignements personnels :
•   auprès de l’établissement de référence, du médecin ou autre professionnel de la santé impliqué dans vos soins (données d’ordre démographique, diagnostics, antécédents médicaux, informations sur le traitement, résultats d’examens, symptômes, détails concernant votre équipement et vos soins, etc.;
•   auprès d’autres tiers que vous autorisez à partager des renseignements avec nous (antécédents médicaux, informations sur le traitement, résultats d’examens, symptômes, détails concernant votre équipement et vos soins, etc.).

2.   Comment nous utilisons vos renseignements personnels

Nous utilisons généralement vos renseignements personnels, y compris les renseignements personnels sur la santé, aux fins pour lesquelles nous les avons collectés, sauf si nous avons obtenu votre consentement pour les utiliser à d’autres fins ou si la loi nous autorise à les utiliser à d’autres fins.

Nous utilisons vos renseignements personnels, avec votre consentement, aux fins décrites ci-dessous :
•   pour vous fournir des soins de santé, surveiller votre état de santé ou contribuer à vous fournir des soins de santé;
•   pour la mise en place de services, la planification et la fourniture de soins;
•   pour la création et la gestion des comptes clients;
•   pour recevoir ou vérifier vos instructions et pour confirmer votre identité si vous nous contactez par téléphone;
•   pour déterminer la couverture des régimes d’assurance maladie;
•   pour soumettre des demandes de remboursement et recevoir le paiement des produits et services que nous vous avons fournis (y compris à des fins de facturation à des tiers payeurs et à des agences gouvernementales de santé et de financement);
•   pour répondre à vos demandes et à toute autre communication de votre part et pour fournir un service à la clientèle;
•   pour procéder à des rappels de produits ou à des actions correctives concernant les produits et services qui vous ont été fournis;
•   pour vous envoyer des communications commerciales sur les produits, les services, les offres et les promotions d’OSR, , et vous fournir des nouvelles et des informations qui, selon nous, sont susceptibles de vous intéresser, conformément à vos préférences commerciales, avec votre consentement explicite. Vous pouvez demander à être retiré de nos listes de marketing à tout moment.

Nous pouvons utiliser des renseignements personnels, y compris des renseignements personnels sur la santé, sans consentement :
•   pour planifier ou fournir des programmes ou des services que nous fournissons ou que nous finançons en tout ou en partie, pour allouer des

ressources à l’un d’entre eux, pour évaluer ou contrôler l’un d’entre eux ou pour détecter, contrôler ou prévenir la fraude ou toute réception non autorisée de services ou d’avantages liés à l’un d’entre eux;
•   aux fins pour lesquelles les informations ont été collectées ou créées et pour toutes les fonctions raisonnablement nécessaires à la réalisation de ces fins, à moins que les renseignements n’aient été collectés avec votre consentement ou que vous n’ayez expressément donné des instructions contraires. Ces finalités peuvent inclure, sans s’y limiter :
    o   fournir une assistance en matière de technologie de l’information, y compris le dépannage pour identifier et réparer les erreurs qui nuisent à la fonctionnalité existante ou prévue de nos services;
    o   établir un registre des renseignements que vous fournissez par téléphone afin de maintenir des niveaux de service de qualité et d’aider à la formation du personnel;
•   pour contribuer à l’examen, à l’investigation et à la gestion des incidents;
•   pour réaliser des audits et des examens des dossiers de OSR par des acheteurs potentiels de notre entreprise, des courtiers ou des conseillers;
•   pour des activités d’accréditation et d’amélioration de la qualité;
•   pour se conformer aux exigences légales;
•   à d’autres fins raisonnables autorisées par la législation en vigueur.

3.   Divulgation de vos renseignements personnels

En fonction du produit ou du service, nous divulguons vos renseignements personnels aux fins pour lesquelles nous les avons collectés, à d’autres fins auxquelles vous avez consenti ou à des fins autorisées ou requises par la loi.

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels de santé :
•   à toute personne ou organisation à laquelle vous donnez votre consentement;
•   à une personne à contacter en cas d’urgence dans le cadre de la fourniture de produits et de services de santé, lorsque cela s’avère nécessaire en cas d’urgence;
•   au médecin prescripteur et à d’autres prestataires de soins de santé (p. ex. médecin de famille, pneumologue), à votre demande, si vous avez consenti à cette divulgation au moment où les services ont été mis en place : il s’agira notamment des rapports de conformité, des études du sommeil et d’autres données et rapports concernant les patients;
•   à une entreprise de soins à domicile de votre choix, par le biais d’un formulaire de référence approprié, dans le but de fournir une unité CPAP, avec votre consentement;
•   aux personnes, aux organisations, aux agences gouvernementales de régulation et aux organismes d’enquête qui travaillent à la prévention, à la détection ou à l’investigation de fraudes présumées, de violations d’accords ou d’infractions à la loi, lorsque cela est nécessaire pour se conformer à des obligations légales ou réglementaires;
•   aux tiers payeurs tels que les compagnies d’assurance ou les agences gouvernementales, à des fins de facturation et de remboursement des produits et services fournis;
•   à d’autres personnes ou organisations légalement autorisées à consulter vos données personnelles.

4.   Prestataires de services et affiliés

Pour réaliser nos objectifs commerciaux légitimes, nous communiquons vos renseignements personnels aux personnes, organisations et/ou aux fournisseurs de services autorisés qui exécutent un contrat de services pour OSR et qui ont besoin de ces renseignements pour s’acquitter de leurs tâches et fournir des services pour nous, y compris les sociétés affiliées. Certains fournisseurs de services et sociétés affiliées sont situés dans des juridictions hors du Québec, et vos renseignements personnels peuvent leur être divulgués ou transférés. Lorsque nous partageons vos renseignements personnels avec nos fournisseurs de services ou nos sociétés affiliées, nous nous assurons, par voie contractuelle ou par accord, qu’ils sont tenus de les protéger d’une manière conforme à nos politiques et pratiques en matière de protection de la vie privée et à toutes les lois et réglementations relatives à la protection de la vie privée qui s’appliquent à OSR. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Nous faisons appel aux types suivants de prestataires de services et de sociétés affiliées pour mener à bien diverses activités commerciales, notamment :
•   Des techniciens en polysomnographie et des médecins tiers (spécialistes du sommeil) pour le traitement et l’interprétation des résultats des tests cliniques;
•   Dans le cadre de l’utilisation de l’équipement CPAP ou BiLevel PAP (« équipement PAP »), des renseignements personnels ou des renseignements personnels sur la santé peuvent être envoyés à un serveur informatique appartenant à une entreprise qui n’est pas OSR;
•   Dans le cadre des tests de diagnostic du sommeil, des renseignements personnels peuvent être envoyés à un service informatique situé dans une province hors du Québec et dans le nuage AWS;
•   Livraison de produits et d’équipements;
•   Rappels de produits et communication de services ou d’informations;
•   Les services de gestion de l’information tels que les fournisseurs de services de déchiquetage de papier sécurisé et le stockage de documents;
•   Fournir des services d’assistance, y compris des services de réponse téléphonique;
•   Le soutien et le traitement des technologies de l’information (TI);
•   Le traitement des paiements;
•   Le soutien à la fourniture d’autres services.

5.   Conservation de vos renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés par OSR pendant l’une des périodes suivantes, la plus longue étant retenue :
•   aussi longtemps que la loi l’exige;
•   aussi longtemps que l’exige un contrat, dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de nos obligations contractuelles, ou
•   aussi longtemps que nécessaire pour gérer les produits et services que nous vous fournissons.

Les types de produits et de services que nous offrons peuvent nous obliger à conserver vos informations pendant de longues périodes. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires sont détruits, supprimés ou rendus anonymes en toute sécurité.

6.   Consentement

À quelques exceptions près, nous avons besoin de votre consentement pour collecter, utiliser et divulguer vos renseignements personnels, sauf si la loi l’autorise ou l’exige. Dans certaines circonstances, nous pouvons obtenir votre consentement par l’intermédiaire de votre représentant autorisé, tel que votre mandataire spécial.
Nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels vous concernant sans votre consentement à des fins commerciales légitimes, telles que décrites dans la présente déclaration de confidentialité. Par exemple, nous n’avons pas besoin de consentement supplémentaire pour utiliser vos renseignements personnels afin de fournir ou de livrer un produit ou un service que vous utilisez ou pour lequel vous avez fait une demande. D’autres exceptions sont déterminées par la loi et peuvent inclure des raisons juridiques, médicales ou de sécurité qui rendent l’obtention de votre consentement impossible ou peu pratique, comme la prévention et la détection de la fraude, l’évaluation ou l’amélioration des mesures de sécurité, ou lorsque cela est nécessaire pour fournir des soins de santé et qu’il n'est pas raisonnablement possible d’obtenir votre consentement en temps opportun.
Vous avez le droit de refuser ou de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels si aucune exigence légale ou contractuelle ne s’y oppose. Si vous choisissez de retirer ou de refuser votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains produits, services ou informations. Vous ne pouvez pas retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos informations personnelles à des fins de rappel de produits, de notification ou d’information sur la sécurité, ou de réponse à des organismes de réglementation ou d’autoréglementation.
Si vous souhaitez retirer votre consentement à tout moment ou accéder à vos informations personnelles détenues par Medigas, vous pouvez le faire en suivant la procédure décrite à la section 10.

7.   Comment nous protégeons vos renseignements personnels

Le Service de la sécurité des renseignements de Linde protège vos informations personnelles contre toute divulgation, accès ou utilisation non autorisés. Des mesures de protection physiques, organisationnelles et technologiques sont en place pour les protéger, selon leur nature et sensibilité.

Bien que nous nous mettions tout en œuvre pour protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez. Par conséquent, nous vous recommandons de prendre toutes les précautions nécessaires pour protéger vos renseignements personnelles lorsque vous êtes sur Internet. Par exemple, utilisez des mots de passe complexes et ne révélez pas votre mot de passe à qui que ce soit.

8. Vos droits et vos choix

Vous avez plusieurs droits et choix en ce qui concerne vos renseignements personnels détenus par ou pour OSR. Ces droits et choix peuvent varier en fonction de la législation spécifique sur la protection de la vie privée qui s’applique à la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation de vos renseignements personnels par OSR. Nous nous efforçons de respecter les normes les plus élevées en vertu de toutes les lois sur la protection de la vie privée applicables à OSR, telles que décrites ici. Vous pouvez contacter notre responsable de la protection de la vie privée pour plus d’informations.

Droits d’accès et de rectification
Vous pouvez soumettre une demande écrite pour obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Nous vous informerons également, sur demande écrite, de l’une des informations suivantes :
•   existence et nature de tout renseignement personnel, les raisons pour lesquelles nous l’avons collecté, la manière dont nous l’avons collecté ou la source du renseignement personnel;
•   les noms des personnes ou des catégories de tiers avec lesquels il est nécessaire que nous communiquions vos renseignements personnels;
•   les catégories d’employés d’OSR qui ont accès à ces informations;
•   la durée de conservation de vos renseignements personnels.
Des frais peuvent être exigibles pour ces renseignements; vous en serez informé après l’évaluation de votre demande.

Notre réponse à votre demande sera fournie par écrit, avec certaines exceptions limitées. Dans certains cas, OSR peut ne pas donner accès aux renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle, notamment dans les circonstances suivantes, conformément à la loi:
•   si l’on peut raisonnablement s’attendre à ce que cela menace la vie ou la sécurité d’une autre personne;
•   si la divulgation révélait des informations commerciales confidentielles;
•   si les informations personnelles sont protégées par le secret professionnel;
•   si les renseignements ont été collectés dans le cadre d’une enquête sur une affaire juridique ou à des fins liées à la détection et à la prévention de la fraude;
•   pour une autre raison, conformément à la législation applicable à la demande.

Si nous vous informons de l’existence ou si nous vous fournissons une copie de vos renseignements personnels et que vous estimez qu’ils sont inexacts, incomplets ou ambigus, vous pouvez nous demander de les corriger. Nous corrigerons tout renseignement personnel inexact sur demande écrite de votre part, ce qui nous permettra de mieux répondre à vos besoins à l’avenir. Toutefois, nous ne pouvons pas corriger les renseignements personnels sur la santé si nous ne les avons pas créés et si nous ne disposons pas des connaissances, de l’expertise et de l’autorité suffisantes pour les corriger, ou s’ils consistent en une opinion ou une observation professionnelle qu’un dépositaire a faite de bonne foi à votre sujet. Si vous estimez que la collecte, la divulgation ou la conservation de vos renseignements personnels n’est pas autorisée par la loi, vous pouvez nous demander de rectifier la situation.

Nous vous demanderons de prouver votre identité avant de traiter votre demande d’accès ou de correction de vos renseignements personnels. Une demande sera également prise en considération si elle est faite par une personne agissant en tant que représentant, héritier ou successeur de la personne concernée, liquidateur de la succession, bénéficiaire d’une assurance vie ou d’un capital décès, ou titulaire de l’autorité parentale. Dans tous les cas, cette personne devra établir sa capacité et son identité.

Si nous ne sommes pas en mesure de vous donner accès à vos renseignements personnels ou de les corriger, nous vous informerons par écrit de la raison de ce refus, sauf si la loi nous l’interdit.

Nous répondrons à votre demande d’accès ou de correction dans un délai de 30 jours à compter de la date à laquelle nous l’avons reçue, sauf si nous vous informons par écrit que nous prolongerons le délai de 30 jours au maximum.

Veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée à l’adresse postale ou à l’adresse électronique indiquée ci-dessous pour faire une demande d’accès ou de correction.

Utilisation de renseignements personnels dans le cadre d’une prise de décision automatisée
Si nous avons l’intention d’utiliser vos renseignements pour prendre une décision à votre sujet sur la seule base d’un traitement automatisé des renseignements, nous vous fournirons une notification de la décision automatisée au début d’une procédure de demande (par exemple, lorsque nous demandons le consentement pour utiliser les renseignements personnels pour la demande) ou lorsque la décision vous est communiquée (par exemple, lorsque nous vous informons que vous êtes admissible à un nouveau produit).

Sur demande, vous avez également le droit d’être informé des renseignements personnels que nous avons utilisés pour prendre la décision et des raisons de cette décision. Si nous recueillons vos renseignements personnels par des moyens automatisés, nous vous fournirons les coordonnées d’un membre du personnel d’OSR à qui vous pourrez soumettre par écrit vos réflexions ou opinions sur le traitement automatisé de vos renseignements personnels.

9.   Procédure de plainte

Le responsable de la protection de la vie privée de Linde est chargé de veiller à ce que OSR respecte les politiques de Linde en matière de protection de la vie privée.

Vous pouvez adresser une demande écrite au responsable de la protection de la vie privée de Linde concernant tout aspect de notre gouvernance et de nos procédures en matière de renseignements personnels, y compris :
•   questions sur les politiques et pratiques de protection de la vie privée des laboratoires de sommeil de l’Ontario et/ou pour obtenir des informations supplémentaires;
•   pour exercer vos droits, tels que décrits dans la présente déclaration de confidentialité; ou
•   pour exprimer une préoccupation ou déposer une plainte relative à la protection de la vie privée. Nous avons mis en place une procédure interne d’examen des plaintes relatives à la protection de la vie privée. Nous examinerons toutes les plaintes et nous nous efforcerons de répondre à toutes les plaintes relatives à la protection de la vie privée et de traiter toutes les préoccupations aussi rapidement et minutieusement que possible. Si une plainte s’avère justifiée, nous prendrons les mesures appropriées pour corriger la situation.

10. Nous contacter

Les plaintes relatives à la protection de la vie privée et toutes les autres questions liées à la protection de la vie privée doivent être adressées par écrit au responsable de la protection de la vie privée de Linde, à l’adresse suivante :
Linde Canada inc.
À l’attention de : Responsable de la protection de la vie privée
5015, Spectrum Way, unité 500
Mississauga (Ontario) L4W 0E4

Ou par courriel : Responsable de la protection à la vie privacy.officer.canada@linde.com

Ou par téléphone confidentiel et gratuit au : 1 866 919-7596.

Si votre problème de confidentialité n’est pas résolu à votre satisfaction, vous pouvez déposer une plainte officielle auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec, qui veille au respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

11. Mises à jour

Nous pouvons mettre à jour la présente déclaration de confidentialité à tout moment en publiant le texte mis à jour sur ce site. Nous vous encourageons à consulter régulièrement la déclaration de confidentialité à jour.

OSR Médecine du Sommeil